A Secretária e os Novos Códigos das Empresas

Atualmente conhecer a cultura da empresa, aprimorar-se e estar em constante sintonia com as mudanças do mundo corporativo, são, não apenas desejáveis, mas essenciais para qualquer secretária, seja ela de nível básico ou executivo.

Talvez sua empresa tenha um quadro estável de secretárias, que desempenhem bem suas funções básicas, mas que têm sentido dificuldade em estarem alinhadas com os códigos corporativos atuais. Talvez a postura sênior que você espera que sua secretária tenha, esteja comprometida e afete a excelência dos negócios, já que à secretária muitas vezes é atribuída a função de coordenar projetos, receber estrangeiros e filtrar assuntos sigilosos e de extrema importância. Talvez você esteja com uma secretária desmotivada, que não consegue lidar com as múltiplas funções que hoje fazem parte do seu trabalho, tornando os processos mais lentos e improdutivos.

A secretária é uma posição central e de confiança dentro de qualquer organização. Nada chega à diretoria sem passar por ela, da mesma forma que nada sai da diretoria sem tocar suas mãos. Portanto, problemas com a secretária, são problemas para a empresa, e nenhuma empresa deseja tê-los por conta destas dificuldades.

A causa desta falta de alinhamento é que as empresas hoje, com as demandas constantes e complexas, não têm tempo suficiente para estruturar as atividades de treinamento, as quais vão ficando em segundo plano e acabam por comprometer os resultados de sua equipe. Mas no tocante à equipe de secretariado o adiamento deste processo de alinhamento pode resultar em problemas sérios, como quebra de confiança, ruídos na comunicação entre empresas e até mesmo comprometimento da imagem da empresa.

Investir no desenvolvimento das secretárias significa, portanto, investir na produtividade da empresa. Uma secretária bem treinada vai estar atualizada com as questões mais relevantes do seu trabalho, técnicas e novas habilidades que possam otimizar suas funções, melhorar a confiança, autoestima e motivação destas profissionais na empresa, garantindo assim os resultados e sucesso da organização.

Na Palestra “Quatro Passos para uma Carreira Brilhante”, Simone Alves une motivação e informação, leveza e profundidade, trazendo uma nova perspectiva para a Secretária Executiva do Século XXI.

Já se foi o tempo em que as secretárias eram aquelas figuras que só faziam anotações e buscavam cafezinho. O trabalho do secretário executivo vem sendo cada vez mais valorizado, uma vez que tem-se reconhecido que ele pode ser não apenas uma peça acessória, mas uma peça-chave para o bom funcionamento de uma empresa.

Talvez sua empresa esteja tenha um quadro estável de secretárias, que desempenham bem suas funções básicas, mas que tem sentido dificuldades em estar alinhadas com os códigos corporativos.

Hoje Talvez problema com a empresa afete o resultado.

Mais do que isso, a secretária participa de decisões, coordena projetos, é responsável pela produção de textos e em grande parte pela comunicação interna e externa da empresa, fazendo-o muitas vezes em outros idiomas. Além de todas estas funções, o secretário executivo deve sempre manter em vista uma de suas funções mais básicas: atender bem o chefe.

Para isso, é necessário que a secretária esteja em sintonia tanto com as questões técnicas do seu trabalho (ex.: saber utilizar um determinado programa do computador), como também conhecer profundamente a filosofia da empresa onde trabalha. Este é um dos pontos que faz do constante investimento no desenvolvimento do secretário executivo algo essencial: permitir que o profissional conheça e se aprofunde na cultura da empresa é de suma importância para que ele canalize seus esforços na direção que a empresa deseja.

O que isto quer dizer na prática? Que é necessário que a diretoria tome consciência da necessidade do investimento nas secretárias. Não se pode esperar das secretárias algo que elas não têm para oferecer, mas é possível muni-las com ferramentas para que elas possam aprimorar seu trabalho, o que afetará positivamente nos resultados. Obviamente, isto requer um esforço também do lado das secretárias, que também precisam ter consciência de que o êxito no seu trabalho também depende de seu desenvolvimento. Esta mentalidade deve refletir-se em seu empenho em aproveitar ao máximo qualquer tipo de investimento feito em seu desenvolvimento (reciclagem, cursos, treinamentos etc.).

Investir no desenvolvimento das secretárias significa, portanto, investir na produtividade da empresa. Uma secretária bem treinada vai estar atualizada com as questões mais relevantes do seu trabalho, técnicas e novas habilidades que possam otimizar seu trabalho, melhorar a confiança, autoestima e motivação destes profissionais, além de permitir uma melhor distribuição na relação trabalho-funcionários. Assim, o êxito do trabalho da secretária mora não apenas nela mesma e na sua necessidade intrínseca de estar em contínuo processo de aperfeiçoamento, mas no esforço combinado do dueto secretária-chefe.